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项目管理体系建设奠定组织项目管理成功基础
来源:易卓项管 编者:Sylvia 浏览量:4347 文字大小: 【小】 【中】 【大】

随着人们对项目及项目管理认识的逐步深入,越来越多的企业组织了项目管理培训,越来越多的人参加了项目管理的学习,但我们还经常会听到这样的声音:这套方法确实很好,但在我们单位也仅仅限于局部项目管理方法的应用,很难取得预期的效果。为什么?因为“缺少项目管理的环境”!


我们需要一个什么样的环境呢?简单的说,就是企业必须拥有一套适合的项目管理体系(project management methodology),一套可以让项目经理执行工作的项目管理机制(project management mechanism)。


项目管理体系建设就是在企业建立一套项目管理的标准方法,并与企业的业务流程集成在一起,形成以项目管理为核心的运营管理体系。它是企业有组织地放弃、有组织地持续改进(包括产品、服务、生产流程、市场营销等方面),有计划地挖掘成功经验和系统化管理创新的重要手段;它用系统化的思维方式,综合企业项目管理中涉及到的多项目管理、项目群管理和单项目管理的不同课题,融入企业项目管理策略和方法,规范项目的工作流程、操作规则及操作方法,为项目考核评价奠定了基础。


建立项目管理体系,就是要建立支持项目管理的组织体系和企业环境。因此项目管理体系不仅要为企业带来体系化的项目管理理念,而且要为企业带来可视化的项目管理工具、动态化的过程控制方法以及程序化的项目作业流程。它不仅能够解决企业多项目如何决策控制、多项目如何考核评价等等问题,而且可以指导项目经理制定高效的项目计划、有效地进行项目监控,以最终确保项目目标的有效实现。同时,明晰的过程规范可以作为项目成员的工作指导依据、明晰的操作模板、工作实施准则、明晰的责任权利、工作考核基础。这所有的一切,都为项目的成功实施奠定了基础。


项目管理手册----项目管理体系的有效保障


目前,大部分组织缺乏完整的项目管理体系。由于缺少系统性,项目管理流和业务流分离,往往顾此失彼,矛盾此起彼伏,项目经理和公司领导成为消防队员,责权不明,协调不畅,常常陷于项目经理无法、公司管理层无奈、项目成员无从的状态,给项目成功实施带来了潜在的风险。项目管理方法和业务流程相互配合,在实践中进行优化,将全面增加企业项目成功的机会,也使企业的相关部门以项目为导向,步调一致。


项目管理体系建设的重要表现形式――项目管理手册,是组织规范其标准管理过程的方法,可以说是企业项目管理的灵魂。建立高效、可操作的项目管理手册,是目前很多企业领导的企盼。以下简要介绍项目管理手册编制的目的和基本方法。


目的很简单,就是为项目目标的实现提供质量保证,通过正确的决策、高效的流程、标准的操作、可控的过程,确保项目的有效实施,为企业创造良好社会效益和经济效益。直观的看,项目管理手册可以为项目实施提供以下帮助:

1、 规范并指导管理过程:无论是有经验的项目经理、项目团队成员,还是公司级项目管理人员,都需要将项目管理手册作为实施大纲,都需要遵循项目管理程序实施操作,所以说项目管理手册是项目管理人员和团队成员的备忘录;

2、 一致的项目管理方法:组织中用一种方法管理项目,不仅有助于项目间的协调,而且有助于资源调配和项目考核评价;

3、 通用的项目管理术语:用通用的术语,不仅减少了沟通的复杂性,而且减少了由于缺乏对术语的理解而带来的管理问题;

4、 方便的新员工培训:遵循项目管理手册实施,不仅会增强新员工对整个过程的理解,而且可以指导新员工规范操作,避免由此带来的风险;

5、 可展示的质量保证:项目管理手册是项目管理最佳实践的证据,是企业项目管理能力的体现;

6、 积累过程经验:项目管理手册的持续改进,不仅可以为企业积累成功的过程管理经验,逐步达到用最优的思路、最佳的流程、最高的效率实现预定目标的目的,而且它还有助于项目经理、管理人员和工程师借鉴过去的成功经验,避开导致失败的陷阱,从而提升组织的项目管理能力。


项目管理手册编制的框架方法是描述项目输入转变为输出的过程。通过项目生命周期定义过程,定义组织如何将项目看作一个整体来处理,定义各职能部门如何对过程起到帮助作用。通过项目管理过程、项目实施支撑、项目监控方法及项目作业指导,将组织的标准项目生命周期作为核心,将项目管理的理念、工具方法作为支撑,系统化地将项目管理理论及产品要求融入到具体的操作实践过程中。具体包括以下主要内容:

1、 项目过程控制总体思路包括企业项目实施策略、产品各阶段控制思路及过程控制方法等;
2、 输入和输出的要素包括数据和信息、计划和报告、风险及可以交付的成果等;
3、 过程控制包括工作流程,工作方法、操作规则和作业指导;
4、 职责包括职能部门和角色对项目阶段和实施步骤的贡献。


在项目管理手册实施过程中最大的难点就是:如何将项目管理方法与企业的业务流程集成起来,从而建立以项目管理为核心的业务流程,而此业务流程又是基于项目管理的过程所设定的。


项目管理信息系统----项目管理体系的有效支撑


项目管理信息系统(Project Management Information System,PMIS)就是通过计算机网络系统,收集和处理项目过程数据,实现项目信息的记录、信息的有效传递以及项目数据的综合处理等功能,为项目利益相关者提供决策基础和依据,为企业项目管理提供有力的支持。借助项目管理信息系统,不仅可以固化项目过程控制程序,简化管理过程提高工作效率,而且通过企业级项目过程数据库和项目资源数据库的建立,使项目估算更准确、使资源调配更容易、使项目决策更科学。借助计算机网络的强大功能,不仅可以预知项目实施过程中存在的风险,及时调整和纠偏,以达到最佳控制效果,而且可以方便实现异地、无纸化办公,使团队成员的沟通更方便、信息交流更流畅,项目过程追溯更容易,为项目的合理评价、团队成员的业绩考核提供帮助。


项目管理信息系统,可以及时综合项目信息,能够提供实时的、精确的项目数据,为项目的管理工作提供一致性、共同的语言和共同的过程,并且能够对进度计划、工作完成情况和预测做出更新,因此它在给项目经理带来工作方便之时,也在无形中提高了组织的项目管理能力。


在企业项目管理信息系统的建设过程中需要注意以下问题:

1。 功能和结构应当与企业组织整体机制相适应;
2。 操作流程应当符合项目管理的基本方法和企业项目管理方法,同组织的项目政策、程序、指导方针相一致;
3。 简单易学,便于各级各类人员使用,便于提高项目管理人员的能力;
4。 具备开放性,便于和其他系统功能整合,容易升级;
5。 能满足不同利益相关者的需要。


实用的项目管理体系建设方法

鉴于项目管理体系不仅涉及到企业项目管理策略和思路,而且牵扯到具体的项目管理操作方法以及特殊情况的应对办法。就好比一个城市交通的正常运行,不仅需要有明确的交通规则,还需要有交通规划(我们简称修路)和操作实施细则(奖惩条例),明确的角色和职责(警察、行者等),除此之外,还需要有特殊情况的应对机制。哪条路允许行,哪条路禁止走,哪条路应该宽,哪条路应该快;遇到交通堵塞了应该如何处理,遇到紧急情况应该如何应对等等问题都需要统筹安排考虑,所以我们说项目管理体系建设是个系统工程。


第一阶段:调研访谈、全员培训

建立项目管理体系,不仅要引入国际项目管理理念、工具方法,更重要的是深入的调研访谈,结合企业实际,制定一套切实可行的、科学的、可操作的管理流程和规范,除此之外,统一思想和认识、确保组织成员使用共同的项目管理语言和思维方式是成功建立体系的基础。


第二阶段:设计实施、注重沟通

设计实施的关键是总体思路。明晰组织项目管理的特点(行业特点、项目生命周期等),确定组织项目管理的实施策略(组织策略、考核评价策略、授权策略、资源配置策略以及项目支持策略等),构架项目管理手册总体架构(文件结构、文件名、文件指针等),确定项目实施限定条件(行业规范、操作规则等)……在这个过程中,还需要注意大量的沟通:体系建设者必须保持与企业领导的有效沟通、与项目管理专家的有效沟通、与技术专家的有效沟通、与企业员工的有效沟通……另外清晰的文件框架结构,图示化的工作流程、简练的语言描述、清晰的操作表单,有助于执行者正确的理解。只有这样,才能确保建立的体系可以理论与实际相结合、项目管理流与业务流相结合,才具有先进性、指导性和可操作性。


第三阶段:发布运行、持续改进

项目管理体系建设不仅是一个复杂的系统工程,而且是一个产品。所以它本身需要经过发布试运行、运行以及持续改进的过程。新的体系的导入,必定带来新的管理理念、新的工作模式和工作方法。如何使大家尽快理解并在自己的工作中贯彻是本阶段的重要工作。组织宣贯是统一思想、指导运行的有效方法之一。这一阶段的主要任务是培养并建立组织的项目管理综合能力,使组织具有良好的造血机制,以便能够应对风险和持续改进。


建立企业级项目管理体系,这本身就是一个项目。目前该项目的实施一般采取自建、委托建设和联合小组三种方式。所谓自建,就是企业配备相应的管理人员,成立项目管理体系建设小组,在深入学习、理解了国际项目管理理念、方法工具的基础上,结合企业实际实施体系建设项目;所谓委托建设方式,就是借助企业外力(咨询公司等),借助项目管理专家的专业技术和对国际成功经验的理解,通过对企业实际情况的访谈调研,为企业量身定制一套符合国际标准的、适合企业发展的、融合行业成功经验的、简单易行的项目管理体系。所谓联合小组,就是在委托建设的同时,企业成员加入到项目团队,参与体系建设过程中的实际工作,共同完成企业项目管理体系建设的任务。企业需要根据自己的实际情况选择适用的实施方式。但无论采用哪种方式,都需要将“项目管理体系建设”做实。


在社会分工日益细化的今天,“向管理要效益”是企业获取和保持竞争优势的重要手段。项目管理的理念、技术、方法与工具的完美结合,为企业成功奠定了良好的基础,它不仅为项目提供了标准操作流程和团队工作语言,而且从根本上改变和提升了管理人员的思维方式,达到了节约时间、降低成本、明确责任、合理利用资源、有效控制各类风险的目的。项目管理手册作为企业项目管理的根本大法,其举足轻重的作用不可忽视。项目管理信息系统作为先进的管理工具,对企业项目管理带来了有效的支撑。所以我们有理由相信:易操作的项目管理手册加上先进的项目管理信息系统,可以建成高效的企业项目管理体系,可以辅助企业成就未来。





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[易卓项管]上海易卓企业管理有限公司/易卓项目化管理学院:系美国项目管理协会PMI®注册全球教育机构。十余年专注于项目管理专业人士PMP®资格认证、项目化管理培训咨询、企业内训、公开课、赢在职场系列培训....全面的项目化管理解决之道!已成为众多500强企业战略合作项目管理培训咨询机构。易卓,让你PMP®、ACP®、PgMP®认证、PDU积分和续证更容易!百余位全明星讲师阵容,全方位专业指导,一站式全流程服务,稳定高通过率保障!


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