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为什么企业都要组建项目管理办公室PMO?
来源:易卓项管 编者:sylvia 浏览量:6728 文字大小: 【小】 【中】 【大】
- 项目资源有限,谁应负责项目排序并根据优先级分配资源?
- 项目间的资源发生冲突,谁应负责资源平衡与协调?
- 各部门项目运作方式五花八门,谁应负责统一管理工具?模板及流程?
- 谁应负责多个项目目标一致并符合公司战略要求?
- 项目经理能力参差不齐,成长缓慢,工作碰壁,谁应负责他们的持续发展及培训设定?
- 多项目环境下谁应负责监控各个项目的情况并确保项目整体处于正常状态?
- 各个项目绩效表现不一,谁应负责项目绩效的考核?

- 上述问题会经常困扰没有项目管理办室(PMO)的组织,并往往由于项目管理人员全部陷于某个单一项目使问题难于解决。事实上,许多企业在考虑组建项目管理办公室,或已经组建了项目管理办公室,但却没有实现预期的效果。


近年来,越来越多的企业意识到了项目成败与企业生存发展之间的联系,开始将项目管理与公司的战略紧密结合。项目管理已不单单是在组织的项目部门内部实施,而是逐步演化成为机构整体管理的重要组成部分,即实施“基于项目的管理”。
“基于项目的管理”就是将项目实施作为企业战略实现的重要手段和方法,将项目管理通过对组织层面的业务、管理、考核、激励流程和机制的规范来确保在整个组织内共享资源,建立适于项目的组织结构和业务管理流程,从项目的管理出发来支持组织战略目标的实现。这一方法也就是所谓的“组织级项目管理”,而承担组织级项目管理的一个重要组织就是企业项目管理办公室PMO。

项目管理办公室是企业设立的一个职能机构名称,也有的称作项目管理部、项目办公室或项目管理中心等,英文为: program management office ,缩写简称:PMO。
PMO是在组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化的部门,是提高组织管理成熟度的核心部门,它根据业界最佳实践和公认的项目管理知识体系,并结合企业自身的业务和行业特点,以此确保项目成功率的提高和组织战略的有效贯彻执行。
PMO最早出现于20世纪90年代初期。当时PMO仅提供了很少的服务和支持工作,而更多被企业用来“管制”项目经理,而不是为他们提供项目管理的方向和指导。在90年代后期,对于企业领导来说,将项目放到整个企业的运作中统一管理的需要变得越来越明显,PMO随之大量地出现。不论是对于项目经理还是企业主管人员来说,PMO都被证明是理想的选择。因为公司需要建立一个可以执行商业策略的理想环境,PMO实现了这一点,它对每一个项目根据商业策略进行评估和排序,然后对他们进行恰当的资源分配
伴随着项目管理理念的深入和项目管理价值的日益凸现,管理层逐渐认识到项目管理对提高企业经济效益和利润将产生非常巨大的有利影响,越来越多的企业以项目为单元进行企业的战略分解与任务执行。随着专业分工的细化,越来越多的跨职能的项目出现在企业里面,如何在跨职能的项目之间进行资源优化组合、管理好各项目的风险、进度等就变得越来越重要。为了更好地解决资源冲突,复制已有项目的成功经验,规范企业的项目管理标准,项目管理办公室(PMO)应孕而生。
PMO是在组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化的部门,是提高组织管理成熟度的核心部门,它根据业界最佳实践和公认的项目管理知识体系,并结合企业自身的业务和行业特点,为组织量身定制项目管理流程、培养项目经理团队、建立项目管理信息系统、对项目提供顾问式指导、开展多项目管理等,以此确保项目成功率的提高和组织战略的有效贯彻执行。
PMO在企业中担当着建立规范项目管理标准、总结最佳实践、解决资源冲突、培养项目经理团队、项目评审以及建设组织级项目管理体系等责任。


责任与功能


PMO通常具有如下的责任与功能:

1.为项目经理项目团队提供行政支援,如项目各种报表的产生;
2.最大限度的集中项目管理专家,提供项目管理的咨询与顾问服务;
3.将企业的项目管理实践和专家知识整理成适合于本企业的一套方法论,提供在企业内传播和重用;
4.在企业内提供项目管理相关技能的培训;
5.PMO可以配置部分项目经理,有需要时,可以直接参与具体项目,对重点项目给与重点支持。
PMO可以是临时机构,也可以是永久机构。临时机构往往用来管理一些特定项目,如企业购并项目。永久性PMO适用于管理具有固定时间周期的一组项目,或者支持组织项目的不断进行.


目的


具体来说建立项目管理办公室的是为了满足两方面的需要:

一、满足商业竞争的需要

早期建立PMO的一个重要原因是失败的项目给企业所带来的痛苦感受。而现代商业社会竞争的残酷性,使得任何企业都有可能因为个别项目的失败而陷入困境。项目的成败在当今社会已经和企业的成败密不可分了,由此产生了对PMO的迫切需求。
一个成功的中大型企业必然有许多的项目在进行,是否有优秀的项目管理技术人才,成为是否能够在有限的时间及成本条件下,完成客户需求的关键。但是,再优秀的人才都不可避免的有各种局限,况且一个企业所能拥有的优秀人才是有限的。大量项目的实施过程中,必然要求企业有一个对项目工作提供强大支持的机构,来协助项目经理项目团队及时、有效地克服各种困难,高质量、高绩效的完成项目。为了让项目管理技术和经验能够成为企业的组织财富,最终能改善项目团队的整体生产力和提高企业的获利能力,在企业内部建立PMO就有其必然性和紧迫性。

一旦项目开工,PMO就持续地对每一个项目的变化进行监控,提供各种项目经理和项目团队的所需要的支持与服务。这里我要强调的一个关键就是随着企业战略的变化,任何一个项目的状况也要跟着发生变化。PMO通过对项目进行修正,加速,终止或是优先权的排序,实现了项目向适应企业战略变化的方向调整,以满足商业竞争的需要。

二、满足合理配置资源的需要

要想获得PMO所带来的好处,企业的大小首先要达到一定的级别。如果一个企业每年只有一个项目,那就不要在PMO上浪费有限的资源了。对于一个有众多项目的企业来说,你会发现项目经理相当多,每一个都具有不同的技能和经验。这些项目经理经常不会意识到其他项目的成功,甚至不知道其他人在做什么。如果出现类似的情况的话,就应该建立PMO了。任何一个PMO的运转都需要资金和人员的投入。但是投入PMO的时间和资金将会是物有所值的,它让项目经理能够在企业中更好、更快、更节省地执行项目工作。因为PMO是在整个企业运作的高度而不是单个项目的高度将企业有限的资源进行合理分配,同时为项目经理项目团队提供各种支持,确保符合企业战略的项目成功实施。

集中化的PMO就可以保证所有的项目经理具有核心的项目管理技能,使用共同的方法,处理过程和模板,并得到企业最高层的支持。PMO组织的简单性使得每个人都可以建立这样的办公室。但是PMO人员配置是非常重要而复杂的工作。为了具有在各方面提供支持和配置资源的能力,PMO应该包括企业的高层主管、项目经理、各类专项专家、项目协调人员等角色。





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